Czy redakcje dobrze wykorzystały czas, żeby przygotować się do pracy zdalnej w trakcie drugiej fali pandemii? W jaki sposób skutecznie przenieść zespół do świata wirtualnego? Jak powinniśmy sami o siebie zadbać pracując poza redakcją?
„Zima znowu zaskoczyła drogowców”
„Kiedy spada śnieg, odkrywamy – po raz kolejny – dwie drogowe prawdy. Pierwszą, że zima znów zaskoczyła drogowców. Drugą, że zima zaskoczyła nas, a nasz samochód nadal jeździ na letnich oponach” – napisał kilka lat temu Mariusz Pleban w opracowaniu dla praktyków komunikacji w biznesie. W konkluzji tego fragmentu dodał: „Zima zaskakuje wielu z nas – konsumentów, którzy odkładają decyzję zakupu opon na ostatni moment. Nie może jednak zaskakiwać firm oponiarskich (…)”[1]. Wydaje się, że media powinny być lepiej poinformowane niż ktokolwiek inny, poza rządem i ekspertami, w kwestii drugiej fali pandemii, prognozowanej na jesień 2020 roku już od dawna. Był czas na przygotowania również pod kątem przejścia redakcji w tryb pracy zdalnej. Tymczasem docierające komunikaty od ludzi mediów zdają się temu przeczyć. Poniżej kilka autentycznych wypowiedzi:
Radio 1: „Z dnia na dzień kazali mi pracować z domu. Nie mam na razie narzędzi, żeby nagrywać rozmówców przez telefon. Proszę rzeczników prasowych, żeby mi przysyłali wypowiedzi w plikach mp3…”
Radio 2: „Zmiany nadeszły nagle. Wstałem rano i zacząłem układać dzień. Zadzwoniłem do pierwszego z potencjalnych rozmówców. Zapytałem: kiedy możemy się nagrać przez Internet? Odpowiedział, że czas ma tylko teraz. Cicho chrząknąłem i powiedziałem: „dobrze, ale bez kamerki, bo jestem jeszcze w pidżamie”. Na szczęście przyjął to ze zrozumieniem”.
Radio 3: „Tyczka do mikrofonu jest już tak długa, że niebawem przestanę widzieć rozmówców. Dostałam do niej już trzeci dyktafon, który też działa kiedy chce. Mam dość”.
Telewizja: „Mamy zrobić materiał telewizyjny z wirtualnej imprezy, która nie ma żadnego streamu video i jest tak stateczna, że bardziej się nie da. Redakcja nie wypracowała dotąd żądnych zaleceń na tego typu sytuacje”.
Do tego uwaga natury ogólnej: pracujemy więcej niż dotychczas i jesteśmy częściej kontrolowani, w efekcie czego przemęczeni i sfrustrowani.
Czas na przygotowania minął
Nie tylko na podstawie przygotowań do pracy zdalnej w czasie drugiej fali pandemii można zauważyć, że media w Polsce nie są nastawione na wzajemna wymianę doświadczeń. W innych branżach, w których firmy też przecież ze sobą konkurują, dyskusji na temat pracy zdalnej było dużo. Każdy oczywiście myślał, jak to najlepiej zrobić u siebie, ale chętnie słuchano też opinii innych i czerpano z ich doświadczeń. Podczas MarCom Skills Seminar (15.10.2020 r.) odbył się panel dyskusyjny „Praca zdalna, czy to coś zmienia?”. W dyskusji brała udział m.in. Anna Malinowska kierowniczka Działu Szkoleń i Rozwoju w Ringier Axel Springer Polska. Mówiła że starają się właśnie rozszerzyć wsparcie psychologiczne, tak żeby mogli z niego korzystać nie tylko pracownicy skierowani do pracy zdalnej, ale również ich najbliżsi[2]. Przywołany panel prowadził Łukasz Bis prodziekan Kolegium Mediów i Komunikacji Społecznej Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie. Poprosiliśmy go o rady dla redakcji, które jeszcze nie znalazły dobrych pomysłów na organizację pracy na odległość. Od czego więc zacząć planowanie działalności zdalnej, żeby uniknąć chaosu?
– Praca zdalna bardzo często jest organizacyjnym wyzwaniem dla pracodawców, redakcji, zespołów. Dlatego proponuję rozpocząć jej wdrażanie od bardzo konsekwentnego wybrania narzędzia. Jednego narzędzia – i nie pozwalania na swobodę. To, że jednym wygodniej jest w Teamsach, a innym na Zoomie, jest ważne. Ale ważniejsze jest to, żeby cała organizacja (czy też zespół) „przebywała” w jednym ekosystemie. Kluczowe jest tutaj zwrócenie szczególnej uwagi na funkcjonalności poszczególnych platform – bo czasem wypada podzielić się na mniejsze zespoły, czasem potrzebujemy repozytorium plików, a czasem wystarcza nam video. Dobrą praktyką – trochę przedszkolną – jest spisanie kontraktu z pracownikami – w luźnej formie – co jest akceptowalne w trakcie pracy zdalnej, a co nie. Zależy to również od wielkości firmy – w korporacji musi panować ład, inaczej w przemyśle kreatywnym, ale ustalenie zasad na początku pozwala na łagodne wejście w nową często sytuację. Wydaje mi się znaczące również to, żeby każdy członek zespołu korzystał z kamery – może nie w każdym wypadku, ale jednak żeby ją włączał – zapewnia nam to pewne poczucie przynależności i obecności – objaśnia Łukasz Bis.
Zapytany o najważniejszą konkluzję poprowadzonego przez siebie panelu odpowiada:
– Zostaliśmy rzucenia na głęboką wodę zdalnych narzędzi, ale nie usprawiedliwia nas to teraz. Musimy pamiętać, że praca zdalna jest swego rodzaju kontynuacją tradycyjnych modeli pracy – i nie powinniśmy się jej bać. I pamiętajmy – praca zdalne nie równa się praca z domu!
Bez wątpienia na przykład dla korespondentów terenowych od dawna stanowi ona element codzienności. Kilka czynników uległo jednak zmianie: utrudniony dostęp do rozmówców, konieczność zachowania dystansu społecznego, podnoszone przez dziennikarzy częstsze niż dotychczas kontrolowanie, które odbierają jako niczym nieuzasadniony spadek zaufania. Dziennikarze skarżą się też, że wydawcy wolniej niż dotychczas reagują na nadsyłane materiały. Co oczywiście może być efektem ich nadmiernego obciążenia pracą.
„Kevin sam w domu”
O to, jak rodzić sobie z pracą zdalną, jeśli redakcja nie przygotowała nas do tego w sposób wystarczający i przynajmniej kilka spraw „musimy wziąć w swoje ręce” pytamy dr Annę Dolot z Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, autorkę Raportu z badania pracy zdalnej w czasie pandemii COVID-19[3]:
– Proponuję zacząć od zorganizowania przestrzeni. Musimy znaleźć miejsce, w którym mamy ciszę i spokój, gdzie możemy skupić się na realizacji naszych zadań – odpowiada dr Anna Dolot, trener biznesu. – Co istotne, ta przestrzeń powinna być odcięta od innych obszarów naszego życia. Nie może to więc być kanapa, z której oglądamy seriale, czy łóżko. W czasie pracy z domu trzeba sobie zapewnić nie tylko ergonomię, ale też komfort psychiczny. Ważne jest poczucie, że kiedy kończymy pracę, to faktycznie ją kończymy. Organizacja przestrzeni bardzo w tym pomaga.
Co zrobić, jeśli redakcja, dostosowując się do zmieniających się realiów funkcjonowania, nie przedstawiła nam jeszcze, jak ta praca ma wyglądać?
– Już na początku należy ustalić czytelne zasady. Jeśli nie zrobiła tego dotąd redakcja i wydawca, najlepiej skontaktować się z naszymi zwierzchnikami i po prostu porozmawiać, żeby znaleźć odpowiedzi na podstawowe pytania: jak ty to widzisz?, w jakich godzinach?, czy mogę do ciebie zadzwonić, jeśli będę mieć problem lub coś istotnego do omówienia?, jak mam raportować realizację zadań?, w jakiej formie będę otrzymywać zlecenia? Ważne jest też ustalenie z redakcją takiej chwili, w której potrzebujemy „świętego spokoju”, czyli możemy wyłączyć telefon i pisać lub montować. To istotne i dla efektywnej współpracy i dla komfortu obu stron: redakcji i dziennikarza– zaleca dr Anna Dolot.
Pani raport pokazał nie tylko dobre strony, ale też cienie pracy zdalnej, zwłaszcza świadczonej wprost z domu. Czy są metody, żeby ich uniknąć?
– Tak. Istnieje na przykład ogromne zagrożenie poczuciem bycia cały czas w pracy. Mamy nie tylko przekonanie, że z domu pracujemy więcej, wystarczy spojrzeć na zegar i upływające godziny. Dlatego tak ważne jest dbanie o nasze zdrowie psychiczne. W jego zachowaniu pomaga założona rutyna działania, miejsce, w którym w domu jesteśmy w pracy i poza nią, czas, który przeznaczamy na działania zawodowe, wybrane narzędzia, z którymi czujemy się dobrze. Konieczne są też przerwy i czas na aktywność fizyczną. Ważna jest też wiedza i konsekwencja w przestrzeganiu zasad związanych z zarządzaniem sobą w czasie.
Jak to się dzieje, że z domu pracujemy więcej?
– Jak już wspomniałam mamy kłopot z przechodzeniem do życia prywatnego. W nocy nikt nie jedzie do redakcji, jeśli faktycznie nie musi. W domu zawsze mogę włączyć laptopa. W relacjach z współpracownikami, rozmówcami i zwierzchnikami musimy zachowywać się asertywnie, bo bez tego może się szybko okazać, że nie ma żadnych granic: na przykład spotkania online są planowane w terminach dla nas nieakceptowalnych, naruszających pierwotne ustalenia współpracy. W tym wypadku brak asertywności szybko może doprowadzić do poczucia wypalenia, frustracji, narastania niechęci – tłumaczy dr Anna Dolot. – Komunikaty na temat pandemii i wzrostu liczby zakażeń, też nie są dla nas obojętne. Jest więc ważne, żebyśmy byli dla siebie wzajemnie wyrozumiali.
W stronę zacieśniania współpracy ludzi komunikacji
Słuchając uwag dziennikarzy i ekspertów można się zastanowić, czy nie powinno się wystosować apelu do rzeczników prasowych i innych osób odpowiedzialnych za obsługę mediów o dodawanie do przesyłanych komunikatów ich wersji audio, a może również video? Dziś nie stanowi to poważnej bariery technicznej, a może pomóc w dotarciu z istotną informacją do szerokich rzesz odbiorców.
Jak to ujęła dr Anna Dolot: bądźmy dla siebie wyrozumiali! Dbajmy tez o siebie wzajemnie – tak pod względem zdrowia fizycznego, jak i psychicznego.
[1] M. Pleban, B2B, czylu business to business w PR, [w:] Sztuka Public Relations. Z doświadczeń polskich praktyków, Związek Firm Public Relations, Warszawa 2006, s. 167.
[2] https://radasektorowa-komunikacja.pl/marcom-skills-seminar/ – dostęp 05.11.2020 r.
[3] Raportu z badania pracy zdalnej w czasie pandemii COVID-19, oprac. A. Dolot, Kraków 2020.
